10 maneras de hacer tu flujo de trabajo más productivo para tu negocio

Se acerca final de año y sé que muchas de vosotras ya estáis pensando en 2018, planificando y soñando con mejoras en vuestros negocios, formación, nuevos objetivos y un largo etcétera.

Pero ya sabes que de nada sirve soñar y planificar si no te da la vida para más.  La respuesta a la falta de tiempo está en buscar maneras de optimizar tu flujo de trabajo. Puede que pienses que lo haces de manera eficiente, sin embargo, cualquier fallo en tu flujo, puede minimizar la cantidad de trabajo que puedes llevar a cabo en un periodo de tiempo.

Puede resultar un poco complicado pararte a analizar e introducir cambios en la forma que tienes de trabajar.

Voy a contarte 10 formas de aumentar tu productividad a través de un flujo de trabajo efectivo:

1. Elimina Distracciones.

Mientras escribo esto, he recibido un correo y una notificación de Facebook y no sé tú, pero como buena fan de los gatos, la curiosidad tira de mi mucho más fuerte que la obligación.

Si quieres contestar algunos emails, editar y seleccionar las imágenes de un par de sesiones en un tiempo razonable, encuentra la forma de concentrarte en la tarea que tienes entre manos.

Podrías hacerlo cerrando todas tus redes sociales, apagando la tele, quitando las notificaciones de correo, poniendo el teléfono en silencio.

2. Organiza tus archivos y carpetas.

Configura un sistema organizado de archivos. Puede que tardes un poco en organizarte, pero a largo plazo te va a ahorrar un montón de tiempo.  Por ejemplo, Una vez descargas una sesión puedes guardar una copia de seguridad en un disco duro y tener una carpeta en el ordenador para las imágenes que necesitas seleccionar y editar, separadas por subcarpetas para cada sesión.

Una vez que la sesión está editada, puedes transferirlas de nuevo al un disco duro como copia de seguridad, no querrás perder las fotos editadas y tener que volver a hacerlo si tienes algún problema. También puedes archivar tus sesiones en carpetas por años para poderlas encontrar facilmente si un cliente te las pide tiempo después.

Esto debería ser solo una pequeña parte de tu flujo de trabajo, pero sirve como ejemplo para saber cómo puede organizarte.

3. Organiza bien tus tiempos.

Probablemente tienes un montón de cosas que hacer y estás súper agobiada porque no llegas a todo. Trata de priorizar tus tareas. Asígnalas al tiempo que tienes disponible, por ejemplo, si vas a trabajar una hora, no empieces una tarea que sabes que te llevará más de ese tiempo. Dedica esa hora a contestar emails, hacer llamadas, etc. Déjate las tareas más largas para cuando tengas mucho tiempo.

Sé realista con el tiempo del que dispones y el número de tareas que te marques, si lo consigues, ayudarás a mejorar mucho tu productividad.

4.Crea una Lista

El truco está en dividir las tareas grandes en mini-tareas y hacer una lista de no más de 5 para cada día.

Siempre se dice que empieces por las más difíciles y termines por las más fáciles y rápidas, pero yo te diría que empieces por una sencilla para coger carrerilla y vayas alternando con otras más difíciles.

Cuando hayas completado todas las mini-tareas que conforman una tarea grande, tómate un descanso, levántate, estira, baila…

5. Concéntrate en tus hábitos

Cuanto más haces una tarea o proceso, más natural se vuelve. Si cambias constantemente tus procesos y flujos de trabajo o no los tienes bien definidos, no crearás el hábito que te ayude a hacerlo cada vez de forma más natural, más rápida y eficiente.
Esto no significa que si una parte de tu proceso está fallando, no debas cambiarla. Haz los ajustes que sean necesarios para hacerte el día a día más fácil. Esto nos lleva directas al siguiente punto.

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6. Sé flexible y abierta a cambiar para mejor

La tecnología cambia muy rápido. Estar al día con esos cambios te ayudará a no quedarte estancada con tu flujo de trabajo. Por ejemplo, antiguamente la herramienta para la selección de fotos más usada era bridge, pero tras la aparición de lightroom descubrimos que bridge era tremendamente lenta.
Una herramienta lenta te está quitando tiempo efectivo de trabajo. No querer cambiar a lightroom por no dedicar tiempo a conocer la herramienta, está dejando obsoleto tu flujo de trabajo y tu eficacia.
Por cierto, ¿Conoces Photo Mechanic? Es la herramienta más usada por fotógrafos de todo el mundo para hacer la selección de fotografías previa a la edición.

7. Usa Adobe Lightroom para el 95% de tu edición de fotos

Adobe Photoshop es una herramienta fantástica para muchísimas cosas, pero no para la edición en bloque. Lightroom está diseñada para ayudarte a importar, procesar y exportar imágenes de una forma rápida y sencilla. Ahórrate un montón de tiempo y edita tus imágenes de forma limpia y sencilla usando Lightroom en lugar de Photoshop.

8. Mantén tu ordenador limpio y eficiente

Trabajas pegada al ordenador. Lo necesitas para la gran mayoría de las tareas que tienes que hacer en tu día a día. Si tu ordenador es rápido, te ahorrará tiempo en todo tu trabajo.
Puedes encontrar un montón de artículos que te cuentan cómo mantener tu ordenador en plena forma. Si eres de mac puedes ver, por ejemplo, este. Si eres de PC, este otro puede servirte.

 9. Realiza Seguimiento

Una hoja de cálculo, una libreta, un programa de gestión. Utiliza la herramienta que necesites, y tengas a tu alcance,  pero lleva un seguimiento exhaustivo de tus clientes, tus ventas, gastos, etc.
Integra la recolección de estos datos dentro de tu flujo de trabajo para que se vuelva una rutina y llegue a ser algo casi automático. Cuanta más información tengas, mejor controlado tendrás tu negocio y mejores decisiones podrás tomar.

10. Define por escrito tu flujo de trabajo

Trata de hacer una especie de esquema o mapa de lo que sucede desde que un cliente se pone en contacto contigo hasta que se lleva a casa sus fotos. Define todo el trabajo que haces y cómo lo haces. Tener tu flujo de trabajo por escrito te ayudará a no perder ningún paso, te servirá como unas instrucciones.
Puedes hacerte un cuadro en el que vas anotando los clientes que llevas entre manos y vas tachando los procesos por los que ya ha pasado.

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